Juli er høysesong. Gjestene dine er på vannet, perioder løper parallelt, og det er liten tid til å rydde opp i ting som ikke fungerer. Forbedringene denne måneden handler ikke om å gi deg flere knapper å trykke på. De handler om at gjestene dine kan håndtere mer på egen hånd, slik at du sitter igjen med færre avbrudd og støttespørsmål i en sesong der du har nok å gjøre fra før.

Din del av flyten er den samme som alltid: du godkjenner perioden når den gruppeansvarlige har avsluttet den, og godkjenningen din sender rapporten til Fiskeridirektoratet og genererer eksportdokumentet. Det er din ene aktive handling. Det meste av det nye i juli er på gjestesiden av systemet, og nettoeffekten for deg er at færre oppgaver lander i fanget ditt.

Gjestene laster ned eksportdokumentet selv

Eksport-PDF-en ble til nå sendt til den gruppeansvarlige på e-post etter at du hadde godkjent perioden. Det er fortsatt slik standardflyten fungerer, men det var ett tydelig svakpunkt: noen e-postleverandører, særlig tyske tjenester som t-online, er mistenksomme overfor vedlegg fra ukjente avsendere. PDF-en kunne havne i spam uten at noen visste om det.

Konsekvensen var at gjesten sto på grensen uten tolleksportdokumentet og tok kontakt med deg for å få det tilsendt på nytt. Det er et unødvendig avbrudd midt i en travel sesong.

Nå kan den gruppeansvarlige, og alle fiskere som er registrert på perioden, laste ned eksportdokumentet direkte fra sitt eget periodepanel. Nedlastingslenken er tilgjengelig så snart du har godkjent og dokumentene er generert. De trenger ikke lete i innboksen, og de er ikke avhengige av at e-posten kom frem.

For deg betyr det færre støttespørsmål knyttet til manglende dokumenter. Gjestene ordner det selv.

Systemet minner den gruppeansvarlige på å avslutte perioden

Dette er den viktigste endringen denne måneden, og den løser et problem vi har sett skje igjen og igjen.

Flyten er slik: gjestene registrerer fangst daglig gjennom perioden. Når fisket er over, er det den gruppeansvarlige (gjesten som er registrert som kontakt for gruppen) som avslutter perioden fra sitt panel. Avslutningen sender fangstrapporten til deg for gjennomgang og godkjenning. Uten den avslutningen skjer ingenting videre. Du mottar ingen godkjenningslenke, ingen rapport sendes til Fiskeridirektoratet, og ingen eksport-PDF genereres.

Det er en detalj det er lett å glemme i en travel overgang mellom gjester. Utstyr leveres tilbake, båter sjekkes, neste gruppe er kanskje allerede på vei. Den gruppeansvarlige pakker og reiser hjem, og avslutningen glir ut av hodet.

Da vi gikk gjennom tallene i forbindelse med denne endringen, stod omtrent én av fire aktive fiskeperioder uavsluttet etter endt dato.

Fra nå av kjøres det en automatisk sjekk kl. 08:00 hver dag. Sjekken finner fiskeperioder der sluttdatoen er passert, men der den gruppeansvarlige aldri avsluttet perioden. Systemet sender da en e-post direkte til den gruppeansvarlige med en lenke til panelet, slik at de kan gå inn og fullføre avslutningen.

Det er én påminnelse per periode. Ingen gjentakende varslinger, ingen konfigurasjon du trenger å gjøre.

Du som bedrift mottar ikke denne påminnelsen. Det er den gruppeansvarlige som avslutter, og det er dit påminnelsen går. Du er fortsatt den ansvarlige parten juridisk sett, og rapporten sendes ikke til Fiskeridirektoratet uten din godkjenning. Men den manuelle jobben med å oppdage og purre på uavsluttede perioder er det ikke lenger du som må gjøre.

Når den gruppeansvarlige avslutter og sender deg godkjenningslenken, er det din tur: logg inn, gjennomgå perioden og godkjenn. Da er alt i orden.

Du kan lese mer om hva daglig rapportering innebærer på siden vår om turistfiskeregler.

Tydeligere oversikt for gjestene

Periodepanelet som gjestene dine bruker viser nå mer informasjon samlet øverst på hvert periodekort. Tanken er at de raskere skal kunne orientere seg uten å måtte kontakte deg med spørsmål.

Her er hva som er lagt til:

Status viser om perioden er aktiv, venter på godkjenning eller er godkjent. Gjestene trengte tidligere å klikke seg inn for å se dette. Nå ser de det med ett blikk.

Utleier viser bedriftsnavnet ditt i gjestens oversikt. Det gir kontekst, særlig for gjester som har perioder knyttet til forskjellige steder.

Gruppeidentifikator er et valgfritt fritekstfelt som den gruppeansvarlige kan fylle ut når perioden opprettes. Typisk bruk er båtnavn, bookingkode eller annen referanse gjestene kjenner fra din side. Dersom feltet er fylt ut, vises det nå i periodeoversikten. Er det tomt, vises ingenting der.

Referansen er en kort, stabil kode som alltid følger perioden. Den samme koden dukker opp i emnefeltet på alle e-poster om perioden. Når du og en gjest skriver om en bestemt periode, kan dere begge bruke referansen til å matche samtalen mot riktig oppføring. Du trenger ikke huske datoer eller gjestenavn, og du slipper å bla gjennom en lang liste for å finne riktig periode.

Samlet gjør dette at gjestene dine har bedre forutsetninger for å holde oversikt, og at de vil stille deg færre spørsmål som egentlig handler om å orientere seg i systemet.

Din del: godkjenningen, nå med alle fiskere navngitt

Godkjenningen er og forblir din oppgave. Ingenting av det som er beskrevet over endrer det.

En liten rettelse på din side av flyten: bekreftelsen du mottar på e-post etter å ha godkjent en periode nevner nå alle registrerte fiskere i hilsenen, ikke bare den første. Det er ingen endring i funksjon, men det gir en mer korrekt bekreftelse, særlig for grupper med flere deltakere.

Kortere sagt

Resultatet av disse endringene er at gjestene dine i større grad kan hjelpe seg selv: de henter eksportdokumentet når de trenger det, og systemet passer på at den gruppeansvarlige får en påminnelse om å avslutte dersom de glemmer det. Oversikten i panelet gir dem bedre kontekst slik at de orienterer seg på egenhånd.

Du godkjenner, gjestene gjør resten. Det er slik det skal fungere i en travel sesong.

Ikke registrert ennå? Slik kommer du i gang →